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Cuando una Unidad Académica o Administrativa de la Universidad, requiere realizar la evaluación de los equipos o bienes que tienen a cargo funcionarios, para determinar si se procede con el desecho o donación del mismo, deben Un funcionario de una unidad requiere un aval o visto bueno para la adquisición de un hardware o software especial, por lo que procede a crear un iTop (solicitudes solicitud de trabajo de la DTIC vía web). )

Guía paso a paso

El requerimiento debe ser ingresado en el sistema de acuerdo a:

1. Ingresar al sistema Itop www.itop.una.ac.cr  

2. Escoger   Servicio Escoger  Debe dirigir el iTop al servicio: Servicios de Soporte Técnico y la Subcategoría la subcategoría: Evaluación de equipos para desecho o donaciónAval para adquisición de hardware o software especial .

3. Una vez creado el iTop, es necesario adjuntar en los Anexos, el documento llamado: “Anexo 1. Plantilla de oficio para la valoración y clasificación de bienes muebles para residuo o donación de bienes”en formato editable (Microsoft Word o Writer de Libre Office). Adicionalmente, los usuarios pueden consultar el archivo“Anexo 3. Residuos electrónicos valorizables gestionados por UNA-Campus Sostenible”para que tengan conocimiento de cuales bienes se consideran residuos aprovechables.

4. Al completar el documento Anexo 1, es importante colocar la etiqueta o pegatina (que no es un consecutivo) con un número grande (ejemplo de 2 cm x 2 cm para cada dígito), con el fin de que el técnico evaluador ubique fácilmente el bien. La etiqueta se debe colocar en un lugar visible del bien por parte del personal de la unidad solicitante.

5. Una vez creado este reporte, el Jefe del Área de Soporte del CGT lo asigna al Técnico Evaluador que corresponda con el fin de que sea atendido. Es importante aclarar que solo se asignarán las solicitudes que estén completas, las incompletas se procederá con el cierre de la solicitud, por lo que el usuario deberá ingresar un nuevo Itop con la información requerida.

6. El Técnico Evaluador asignado procederá con la revisión de la solicitud, descargando el archivo (Anexo 1), para proceder con su impresión y visita a la Unidad para realizar la valoración de los bienes. En el caso de las solicitudes que se realicen en las Sedes Regionales, se coordinará previamente con la persona responsable el día y hora de la visita del técnico.

7. En la visita el Técnico Evaluador procederá a revisar los bienes, indicando en el documento impreso (Anexo 1), al lado de cada ítem el texto siguiente de acuerdo a su valoración:

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8. A los bienes evaluados como residuos (aprovechables y no aprovechables), el Técnico Evaluador de la DTIC les anotará una marca con la letra “X“ con pilot no borrable en un lugar visible, lo cual los identificará como bienes dañados o como residuo). Es muy importante que esta actividad se realice con un funcionario de la unidad solicitante a manera de testigo. Se recomienda que la Unidad se deje una fotocopia del documento de valoración que realizó el Técnico, una vez finalizado el proceso. El funcionario de la Unidad podrá verificar la información anotada en la hoja de valoración, la cual deberá firmar e indicar su nombre.

9. este reporte, el jefe del Área de Soporte ve el caso en el sistema y procede a verificar que incluya al menos los dos requisitos esenciales: Llenar debidamente el formulario llamado Requisitos para solicitar visto bueno para la compra de software o hardware especial , disponible en este link. Este documento también lo puede descargar de cada uno de los estándares de equipo informático que esta en la web de la Proveeduría Institucional en el siguiente  link. Adicionalmente, se requiere que adjunte la proforma del costo del bien a ser adquirido.

4. Si debe adquirir varios equipos o software, debe llenar la tabla de estos apartados una vez por cada archivo y crear solo un archivo en pdf. (Favor no partir el formulario en varios archivos de imágenes). La proforma si puede ser una imagen u otro documento. En caso de que el formulario este incompleto, la justificación no lo amerite o no se incluya la proforma del equipo o software deseado, se negará la solicitud.

5. Posteriormente, el Jefe de Soporte Técnico verifica la información de los archivos adjuntos y procede a realizar un oficio de respuesta en formato pdf a la unidad solicitante, lo adjunta en los anexos del Ttop y procede a marcar como solucionado el caso.  La DTIC tendrá un plazo de 10 días hábiles para brindar el aval en condiciones normales.

6. El funcionario que realizó el iTop puede accesar su solicitud y descargar el oficio de respuesta y continuar con su trámite de adquisición de hardware o software especial..

7. Fin

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