Utilización de las listas de distribución de correo electrónico (foros)

CIRCULAR UNA-CGT-CIRC-002-2021 del 13 de enero de 2021

 

Las POLÍTICAS PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS SERVICIOS ELECTRÓNICOS BRINDADOS POR LA UNIVERSIDAD NACIONAL, acuerdo SCU-1102-2015 del 11 de agosto de 2015 publicadas en la Gaceta Ordinaria N.15-2015 con fecha del 17 de agosto de 2015, establecen entre otros aspectos los lineamientos generales del correo
electrónico institucional. Lo anterior, puede consultarse en el siguiente enlace web: https://documentos.una.ac.cr/handle/unadocs/1303

La utilización de las listas de distribución de correo electrónico institucional denominadas OFICIALES, EVENTOS, OPINIONES, VARIOS, CONCURSOS y BECAS son consideradas como una extensión del servicio de correo electrónico indicado.

Los lineamientos básicos para la utilización de este servicio, se encuentran actualmente publicados en el siguiente sitio web: https://www.dtic.una.ac.cr/index.php/plataf-servicios/listas-correo-foros

En este sentido se indica y reitera:

  • No se permite el envío de contenido comercial para beneficio o interés personal a través de este medio institucional.

  • Todas las opiniones y comentarios, sin excepción, deberán ser remitidas a la lista de distribución de OPINIONES.

  • Los interesados, pueden solicitar recibir un solo correo agrupado por cada lista de distribución de forma diaria, con el fin de evitar la llegada masiva de comunicados. Al respecto, si usted desea evitar recibir numerosos correos electrónicos diarios, y prefiere recibir un solo correo electrónico que incluya los comunicados de cada lista de distribución por día, puede solicitarlo a “correoenlanube@una.cr” de forma expresa, como se indicó en la circular UNA-CGT-CIRC-001-2021.

 

Sobre el contenido de las listas de distribución (foros) OFICIALES y VARIOS

  • La lista de distribución de OFICIALES deberá utilizarse exclusivamente para comunicados formales de interés institucional, tales como acuerdos de consejos académicos, de la administración superior y órganos colegiados, u otros que posean un contenido relevante de esta lista de distribución en
    particular.

  • La lista de distribución de VARIOS podrá recibir los anuncios relacionados con la donación o el traslado de activos, cierres de oficina, comunicados relacionados con la forma de recibir correspondencia en las oficinas, regreso a la presencialidad en tiempos de pandemia, cambios de horario de oficinas, condolencias por fallecimientos y temas similares. Se comprende que algunos elementos podrían considerarse como temas oficiales, sin embargo, se debe mantener la lista de distribución de OFICIALES con el contenido mínimo necesario relacionado con pronunciamientos y decisiones formales relacionados directamente con el carácter que la reviste.

Para los comunicados asociados a condolencias por fallecimientos, sugerimos integrar por facultades los mensajes que se deseen remitir por parte de las unidades académicos y administrativas interesadas, de tal forma que minimice la cantidad de correo que se recibe en el buzón electrónico de los funcionarios.

 

Uso adecuado de los foros

Se solicita respetuosamente remitir sus contribuciones con la debida anticipación, ya que varios contenidos son enviados con poca o ninguna antelación.

Particularmente rogamos, revisar con anterioridad el contenido, correos electrónicos y enlaces web que se remitan a las listas de distribución indicadas. La publicación posterior de aclaraciones o fe de erratas contribuye a llenar innecesariamente el correo electrónico institucional, provocando que los funcionarios no presten atención a los comunicados de interés, obligándolos a utilizar a soluciones de correo electrónico de carácter privado. En este sentido, se recuerda que el correo electrónico institucional es un mecanismo oficial de comunicación de la Universidad.

El detalle relacionado con la publicación de archivos adjuntos, la indicación de la persona responsable del contenido enviado, y otros temas de interés pueden ser consultados en la página web respectiva. En virtud de lo indicado anteriormente, se rechazará de oficio cualquier comunicado que no posee las características anteriormente indicadas.


Horario de atención para la publicación

Finalmente, se comunica que la publicación de los mensajes enviados a las listas de distribución mencionadas se realizará formalmente en horario laboral comprendido entre las 7:00 am y las 4:30 pm, al menos una vez en la mañana, y una vez en la tarde, con la excepción que pueda corresponder a la Rectoría, Rectoría Adjunta y el Consejo Universitario en casos de interés institucional.

Agradecemos esperar la publicación de los mensajes respectivos, sin necesidad de solicitar o requerir de forma directa o a través de terceros la divulgación inmediata de los mensajes enviados a las listas de distribución indicadas.