Generar una nueva reunión en MS Teams
Esta guía está diseñada como material de apoyo a las personas responsables o designadas para realizar la grabación y transcripción de las sesiones de órganos colegiados, en cumplimiento a la modificación de los artículos 50, 56 y 271 de la la Ley General de Administración Pública.
La guía se compone de 3 artículos de apoyo para realizar las funciones más frecuentes utilizando la plataforma de MS Office 365 que la Universidad tiene a disposición de sus funcionarios y estudiantes:
I. Generar una nueva reunión en MS Teams
II. Activar la transcripción automática y grabación en MS Teams
III. Procedimiento recomendado para respaldar las grabaciones y transcripciones de los órganos colegiados
Para generar una nueva reunión en MS Teams, debe ingresar a la aplicación de MS Teams con la cuenta personal de la UNA (dominio @una.ac.cr) y seleccionar la opción de Calendario, ubicado en el menú de la izquierda. Es importante comprender que quién crea la reunión, tendrá el rol de Organizador durante la reunión, por lo que se recomienda que la sesión sea creada por quien mantenga el rol de secretaria(o) de actas o de apoyo administrativo para la grabación y transcripción de la sesión, de no ser así, deberá incluir a esa persona como Asistente.
2. Ubique en el calendario la fecha y la hora en que se realizará la reunión, y haga click en el espacio del calendario en el que se realizará la reunión.
3. Complete la información relacionada a la reunión, considerando incluir al menos lo relacionado a:
Nombre de la reunión
Asistentes - se recomienda incluir únicamente, la cuenta del órgano colegido (dominio @unaaccr.onmicrosoft.com) y la de las personas que puedan moderar la sesión (personal de apoyo administrativo, presidente y/o secretaría), de esta forma los demás asistentes (miembros e invitados del órgano) ingresarán como invitados y se podrá activar la sala de espera en caso de requerirse.
Fecha y hora de Inicio y de finalización
Descripción o detalles adicionales
4. Una vez que ha revisado estos datos, presione el botón Enviar, ubicado en el extremo superior derecho de la aplicación. La plataforma de MS Teams, enviará automáticamente un correo electrónico a los asistentes que fueron invitados a la reunión.
5. Si adicionalmente, requiere compartir o copiar el enlace de la reunión para enviarlo a los miembros del órgano, a los invitados, o incluirlo en las agendas de los asistentes, debe regresar al menú de Calendario y ubicar la fecha y hora de la reunión, seleccionando (click) la reunión, para que se muestre una ventana con la opción de copiar el enlace.
La dirección del enlace puede copiarse al portapapeles seleccionando el icono
y enviarse por correo electrónico o cualquier aplicación de mensajería utilizando la opción de pegar.