Activar la transcripción automática y grabación en MS Teams
Ingrese a la reunión de MS Teams, utilizando el botón Unirse, ubicado en la reunión del calendario o el enlace de la reunión que fue previamente compartido. Puede consultar esta guía, relacionada a la creación de una reunión en MS Teams.
2. De ser necesario, configure las opciones de audio y video o simplemente seleccione la opción de Unirte ahora.
3. Es importante recordar que las reuniones o sesiones que requieren grabación y transcripción de actas, deben mantener un protocolo adecuado para el uso de la palabra, ya que esto facilita en gran medida el proceso de transcripción del acta mediante la función automática de MS Teams.
4. Si requiere activar la sala de espera, para evitar que más personas ingresen a la sesión sin previo aviso, debe seleccionar el menú Mas (…) y seleccionar la opción Opciones de reunión, luego en la opción de “Quien puede omitir la sala de espera?” seleccionar Solo yo y lo coorganizadores.
Para que esta funcionalidad de sala de espera sea efectiva, debe generar la reunión en el calendario de MS Teams , tal y como se indicó en el punto 3 de la guía para Generar una nueva reunión en MS Teams, en el cual se indica que únicamente se deben incluir como asistentes de la reunión, la cuenta del órgano colegiado y las de las personas que se desea que moderen la sesión (Organizadores).
5. Una vez que los asistentes han ingresado a la reunión, y se encuentran listos para iniciar; la secretaria o el responsable de la reunión, debe activar las opciones de, Iniciar transcripción e Iniciar grabación, utilizando las opciones del menú Más (…), ubicado en la parte superior de MS Teams.
6. Al iniciar la transcripción, se debe establecer el idioma para el grupo de personas en la reunión. Se recomienda utilizar la opción Español (México). Se recomienda NO marcar la opción “Hacer que este sea siempre mi idioma hablado“, para facilitar la selección del idioma en cada reunión.
7. Una vez finalizada la reunión, se recomienda detener la grabación y la transcripción, utilizando las opciones del menú Más (…), ubicado en la parte superior de MS Teams.
8. Para obtener la transcripción, debe asegurarse que la reunión ha finalizado y todos los participantes han salido de la reunión en MS Teams, luego debe seleccionar el menú Chat, ubicado en la barra izquierda de MS Teams, ahí se muestra el archivo de transcripción que puede ser descargado como un documento en formato word (.docx)
9. Para descargar la grabación de la reunión debe seleccionar el menú Chat, ubicado en la barra izquierda de la aplicación, ahí se muestra el archivo de la grabación (video) y las opciones para Abrir u obtener el vínculo del archivo.
Se recomienda utilizar la opción Abrir, para ser dirigidos al sitio de MS Stream y desde ahí, descargar el archivo de video que debe ser resguardado.
El archivo se descarga en formato .mp4.
10. La siguiente guía, describe el procedimiento recomendado para respaldar las grabaciones y transcripciones de los órganos colegiados.