Procedimiento recomendado para respaldar las grabaciones y transcripciones de los órganos colegiados
De acuerdo con lo indicado en la instrucción UNA-SDA-DISC-OO8-2022 - UNA-DTIC-DISC-003-2022, se brinda la siguiente guía como apoyo al punto 2: “Resguardo de las grabaciones de órganos colegiados” , del procedimiento relacionado.
De acuerdo con lo recomendado, cada órgano colegiado debe contar con acceso a una cuenta de MS Teams que le facilite la gestión de las reuniones y de los archivos de grabación y transcripción de las sesiones del órgano colegias, además esta cuenta y le proporciona acceso a un espacio de almacenamiento mediante MS OneDrive.
Una vez que la sesión del órgano ha finalizado y se ha descargado la grabación (video) y la transcripción (texto), la persona responsable debe respaldar o guardar estos archivos en el MS OneDrive, que es una herramienta para el almacenamiento de datos en nube asociada a la cuenta de MS Teams que fue designada para el órgano colegiado.
En los pasos 8 y 9 de la guía para Activar la transcripción automática y grabación en MS Teams, puede consultar como descargar los archivos de transcripción y grabación de la reunión, una vez que estos archivos han sido descargados, puede continuar con la ejecución delos pasos que se describen a continuación.
Ingrese al sitio www.office.com, utilizando las credenciales de la cuenta del órgano colegiado (dominio @unaaccr.onmicrosoft.com). Seleccione la opción de “Iniciar sesión”, ubicada en el extremo superior derecho de la página web.
2. Digite la cuenta de usuario del órgano colegiado (dominio @unaaccr.onmicrosoft.com)
3. Escriba la contraseña
4. Utilice el menú de Aplicaciones
en la esquina superior izquierda, para ingresar a la aplicación MS OneDrive, donde podrá respaldar las grabaciones y transcripciones de los órganos colegiados.
5. Se recomienda crear una nueva carpeta por cada sesión del órgano colegiado, adicionalmente puede crear una estructura de carpetas organizadas por años o por el criterio que mejor se adecúe a la gestión documental del órgano colegiado.
6. Una vez creada la carpeta, puede cargar los archivos de la grabación y transcripción correspondientes a la sesión del órgano colegiado.
Ubique los archivos de la transcripción y de la grabación y cárguelos en la carpeta, creada para los archivos relacionados a la sesión del órgano colegiado. Como se indicó anteriormente, en los pasos 8 y 9 de la guía para Activar la transcripción automática y grabación en MS Teams, puede consultar como descargar los archivos de transcripción y grabación de la reunión.
7. De esta forma se asegura que los archivos relacionados a la grabación y transcripción de cada sesión del órgano colegiado ha sido respaldada en un sitio externo y que pueden ser conservados durante el plazo necesario para dar cumplimiento a la normativa vigente.