¿Cómo realizar la evaluación de bienes para desechos o donaciones?
Cuando una Unidad Académica o Administrativa de la Universidad, requiere realizar la evaluación de los equipos o bienes que tienen a cargo funcionarios, para determinar si se procede con el desecho o donación del mismo, deben realizar los siguientes pasos.
Guía paso a paso
- Ingresar a la plataforma Itop www.itop.una.ac.cr
- Ingresar con la clave unificada LDAP
3. Muestra la siguiente ventana
4. Dar clic en la pestaña crear requerimientos
5. Dar clic en Servicio: Servicios de Soporte Técnico 
6. Dar clic en Siguiente 
7. Escoger la Subcategoría: Evaluación de equipos para desecho o donación. 
8. Dar clic en Siguiente 
9. Muestra la siguiente ventana
10. Ingresar la información
11. Dar clic en Finalizar 
Tomar las siguientes consideraciones:
11.1 Una vez creado el ITop, es necesario adjuntar en los Anexos, el documento llamado: “Anexo 1. Plantilla de oficio para la valoración y clasificación de bienes muebles para residuo o donación de bienes” en formato editable (Microsoft Word o Writer de Libre Office).
11.2 Al completar el documento Anexo 1, es importante:
a. Colocar la etiqueta o pegatina (que no es un consecutivo) con un número grande (ejemplo de 2 cm x 2 cm para cada dígito), con el fin de que el técnico evaluador ubique fácilmente el bien.
b. La etiqueta se debe colocar en un lugar visible del bien por parte del personal de la unidad solicitante.
11.3 Una vez creado este reporte, el jefe del Área de Soporte del CGT lo asigna al Técnico Evaluador que corresponda con el fin de que sea atendido.
a. Es importante aclarar que solo se asignarán las solicitudes que estén completas
b. Las incompletas se procederá con el cierre de la solicitud, por lo que el usuario deberá ingresar un nuevo Itop con la información requerida.
11.4 El Técnico Evaluador asignado procederá con la revisión de la solicitud, descargando el archivo (Anexo 1):
a. Proceder con su impresión y visita a la Unidad para realizar la valoración de los bienes.
b. En el caso de las solicitudes que se realicen en las Sedes Regionales, se coordinará previamente con la persona responsable el día y hora de la visita del técnico.
c. En la visita el Técnico Evaluador procederá a revisar los bienes, indicando en el documento impreso (Anexo 1), al lado de cada ítem el texto siguiente de acuerdo a su valoración:
11.6 Adicionalmente, los usuarios pueden consultar el archivo “Anexo 3. Residuos electrónicos valorizables gestionados por UNA-Campus Sostenible” para que tengan conocimiento de cuales bienes se consideran residuos aprovechables.
12. Donación
Residuo no aprovechable
12.1 A los bienes evaluados como residuos (aprovechables y no aprovechables), el Técnico Evaluador de la DTIC les anotará una marca con la letra “X“con pilot no borrable en un lugar visible, lo cual los identificará como bienes dañados o como residuo).
a. Es muy importante que esta actividad se realice con un funcionario de la unidad solicitante a manera de testigo.
b. Se recomienda que la Unidad se deje una fotocopia del documento de valoración que realizó el Técnico.
c. Una vez finalizado el proceso. El funcionario de la Unidad podrá verificar la información anotada en la hoja de valoración, la cual deberá firmar e indicar su nombre.
d. En el caso de valoración de computadoras y servidores, el Técnico Evaluador, destruirá la tarjeta controladora de los discos de almacenamiento de éstas que fueron catalogadas como residuos aprovechables o no aprovechables con el fin de que la información no sea obtenida por un tercero.
d. Asimismo, el Técnico podría remover algunos componentes de los bienes, los cuales se consideran que podrían ser reutilizados por el Área de Soporte Técnico en reparaciones de equipos dentro de la Universidad Nacional.
e Los equipos indicados para donación deben quedar funcionales, pero sin el sistema operativo.
f. El Área de Soporte Técnico no brindará el soporte al equipo donado, una vez que salgan de la Universidad.
g. Una vez realizado el documento Anexo 1, el Técnico Evaluador adjuntará el Anexo 1 con su respectiva valoración, en formato PDF o de imagen en el Itop de la solicitud inicialmente realizada por la Unidad.
h. Posteriormente, el técnico le indicará al la secretaria de la DTIC para procederá a completar el archivo de respuesta llamado: “Anexo 2. Plantilla de oficio de respuesta a la valoración y clasificación de bienes muebles para el desecho o donación de bienes” ,
basándose en los documentos adjuntos en el Itop (el documento editable anexo 1 y la imagen o PDF del anexo 1 de la valoración del Técnico).
i Una vez con el oficio de respuesta firmado por el Técnico Evaluador se cargará como anexo al Itop, en formato PDF y se modificará el estado de la solicitud a solucionado.
j. El usuario de la Unidad solicitante que ingresó la solicitud en el sistema podrá acceder y descargar el documento para confeccionar la Resolución,
la cual deberá remitir a la DTIC, de forma impresa para que el Técnico Evaluador verifique la información y proceda con la firma del mismo, para que continúe con el proceso de desecho o donación
k. Hasta este punto interviene el Área de Soporte Técnico del CGT de la DTIC en el proceso de Baja de Activos fijos, sin embargo, se aclara lo siguiente: Les corresponde a la Unidad solicitante en conjunto con UNA-Campus Sostenible, la Sección de Seguridad Institucional de la UNA y PRODEMI coordinar para realizar el desprendimiento de las placas de los activos que se van a dar de baja. Para los bienes que se valoraron como residuos aprovechables, le corresponde a PRODEMI hacer la recolección de los mismos, para trasladarlos a las instalaciones de UNA- Campus Sostenible para su reciclaje o venta. Los bienes catalogados como no aprovechables,PRODEMI los desecha y los valorados como donación serán retirados directamente por la institución externa que designe UNA-Campus Sostenible con base a un protocolo de asignación establecido, por lo que la Unidad deberá custodiarlos hasta que se formalice la donación.
l. Finalmente, ningún bien lo podrá retirarse de la Unidad sino se le ha desprendido la placa de activo.
13 . Fin del proceso.
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