Cuando una Unidad Académica o Administrativa de la Universidad, requiere realizar la evaluación de los equipos o bienes que tienen a cargo funcionarios, para determinar si se procede con el desecho o donación del mismo, deben crear un iTop (solicitudes de trabajo de la DTIC vía web )
Guía paso a paso
El requerimiento debe ser ingresado en el sistema de acuerdo a:
- Ingresar al sistema Itop www.itop.una.ac.cr
2. Escoger Servicio : Servicios de Soporte Técnico y la Subcategoría : Evaluación de equipos para desecho o donación.
3. Una vez creado el iTop, es necesario adjuntar en los Anexos, el documento llamado: “Anexo 1. Plantilla de oficio para la valoración y clasificación de bienes muebles para residuo o donación de bienes”en formato editable (Microsoft Word o Writer de Libre Office). Adicionalmente, los usuarios pueden consultar el archivo“Anexo 3. Residuos electrónicos valorizables gestionados por UNA-Campus Sostenible”para que tengan conocimiento de cuales bienes se consideran residuos aprovechables.
4. Al completar el documento Anexo 1, es importante colocar la etiqueta o pegatina (que no es un consecutivo) con un número grande (ejemplo de 2 cm x 2 cm para cada dígito), con el fin de que el técnico evaluador ubique fácilmente el bien. La etiqueta se debe colocar en un lugar visible del bien por parte del personal de la unidad solicitante.
5. Una vez creado este reporte, el Jefe del Área de Soporte del CGT lo asigna al Técnico Evaluador que corresponda con el fin de que sea atendido. Es importante aclarar que solo se asignarán las solicitudes que estén completas, las incompletas se procederá con el cierre de la solicitud, por lo que el usuario deberá ingresar un nuevo Itop con la información requerida.
6. El Técnico Evaluador asignado procederá con la revisión de la solicitud, descargando el archivo (Anexo 1), para proceder con su impresión y visita a la Unidad para realizar la valoración de los bienes. En el caso de las solicitudes que se realicen en las Sedes Regionales, se coordinará previamente con la persona responsable el día y hora de la visita del técnico.
7. En la visita el Técnico Evaluador procederá a revisar los bienes, indicando en el documento impreso (Anexo 1), al lado de cada ítem el texto siguiente de acuerdo a su valoración:
8. A los bienes evaluados como residuos (aprovechables y no aprovechables), el Técnico Evaluador de la DTIC les anotará una marca con la letra “X“ con pilot no borrable en un lugar visible, lo cual los identificará como bienes dañados o como residuo). Es muy importante que esta actividad se realice con un funcionario de la unidad solicitante a manera de testigo. Se recomienda que la Unidad se deje una fotocopia del documento de valoración que realizó el Técnico, una vez finalizado el proceso. El funcionario de la Unidad podrá verificar la información anotada en la hoja de valoración, la cual deberá firmar e indicar su nombre.
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