Como parte de las mejoras implementadas en el sistema SIGESA, se permite adjuntar documentos existentes en el repositorio Archivo y Gestión de Documentos Electrónicos (AGD), mediante enlaces hacia los mismos, con lo cual, se pretende evitar la duplicidad de la información en diversos repositorios y sistemas.

El presente documento tiene como principal objetivo orientar y presentar de manera secuencial, los pasos necesarios para la ejecución correcta de dicha funcionalidad.

Obtención del enlace

Como primer paso a realizar, se debe ingresar al AGD mediante la dirección https://agd.una.ac.cr/ con las credenciales únicas de cada usuario de la universidad.

Una vez realizado el proceso de ingreso al sistema, se deberá navegar dentro del AGD, para seleccionar el documento deseado.

En cada documento subido al AGD se mostrará una opción para compartirlo(Share), en la imagen mostrada a continuación se detalla esta opción.

Al dar clic sobre esta opción, el sistema AGD, generará un enlace único al documento seleccionado, este enlace será el que se utilice desde el sistema SIGESA, por lo que procedemos a copiarlo.

Ingreso al mantenimiento en SiGESA

Una vez copiado el enlace, ingresamos al sistema SIGESA, mediante la dirección https://erp.una.ac.cr/, en donde se deberá seleccionar, mediante el menú principal, el mantenimiento para realizar el guardado del enlace del documento.

Para este ejemplo se utilizará el mantenimiento denominado Lista de Acciones, en donde ingresamos al registro deseado, sobre el cual guardaremos el enlace.

Todos los mantenimientos de SIGESA poseen una opción para adjuntar documentos a los registros, para efectos de los documentos AGD, se utilizará la misma opción, pero con diferente llenado de información.

LLenado de información

Al seleccionar la opción anteriormente mencionada se desplegará el formulario para adjuntar documentos en SIGESA, sin embargo para los documentos del AGD, se utilizara el panel Documentos Referenciados(AGD).

Al seleccionar este panel, se desplegará un formulario, el cual debemos completar con un nombre del documento(puede ser cualquier nombre) y su extensión. Por ejemplo: Manual.pdf, Planilla.docx, Reporte.xls.

Además se deberá de proporcionar una dirección, la cual es el enlace obtenido previamente desde el ADG.

Persistencia de la información

Una vez completada la información requerida, se procede a guardar mediante la opción Agregar

Si la información ingresada es correcta, el sistema nos mostrará un mensaje con la confirmación del proceso realizado, además se desplegará en la parte posterior el archivo adjunto.

Si se desea consultar el archivo adjunto, bastara con hacer clic sobre el nombre del mismo, con lo cual nos mostrará la opción para descargarlo localmente en nuestro equipo.