Avales para compra de software y hardware
Para la adquisición de software o hardware especializado la unidad debe contar con el presupuesto requerido para dicho propósito. La DTIC es la Unidad Técnica Especializada (UTE) para avalar la compra de este tipo de bienes o servicios, independientemente de si se adquieren mediante la Proveeduría institucional, por caja chica o por la Fundación (FUNDAUNA).
Compra de software o hardware por SIGESA (Proveeduría Institucional)
En los casos de compra mediante el sistema SIGESA, la unidad debe realizar una Solicitud de Bienes y Servicios (SBS) en el sistema SIGESA para cada producto o software solicitado y adjuntar la proforma o cotización a cada SBS.
El CGI (software) o CGT (Hardware) como Unidades Técnicas Especializadas, realizarán el análisis y valoración en el sistema SIGESA, para brindar o rechazar el aval de compra a cada SBS. Es importante incluir en la SBS la justificación que motiva la compra, para ser considerada durante el análisis.
Las compras por SIGESA, no requieren solicitud de aval previo mediante Ventanilla de servicios, ya que el flujo de trabajo del sistema SIGESA, envía estas SBS a la unidad técnica correspondientes para su análisis.
Compra de software o hardware por Fundación o Caja Chica (PGF)
Estas compras requieren un aval previo de la UTE correspondiente, por lo que se debe realizar una solicitud de servicios en la Ventanilla Digital de Servicios (VDS), utilizando el Proyecto de “Servicios Institucionales” y el Servicio de “Garantías y Avales”.
Para la compra de software, el CGI realiza el análisis y se debe utilizar la Categoría “Aval para compra de software por caja chica o Fundación“, en la VDS, y adjuntar las proformas o cotizaciones y el formulario “Formulario para la compra de software”.
En el siguiente enlace puede consultar el procedimiento paso a paso: Aval para adquisición de hardware o software especial.
Para la compra de hardware, el CGT realiza el análisis y se debe utilizar la Categoría “Aval para compra de hardware por caja chica o Fundación“, en la VDS, y adjuntar las proformas o cotizaciones y el formulario para compra de equipo.
Las compras de software o hardware por estos mecanismos (Caja Chica o Fundación) deben ajustarse a la normativa institucional relacionada con el uso de cajas chicas o fondos de trabajo, por lo que se debe justificar en las instancias correspondientes, la situación de impostergable e indispensable que requiere el uso de estos mecanismos de compra. El análisis técnico que realiza la UTE, considera únicamente los aspectos e implicaciones que afectan la arquitectura tecnológica institucional, como base para el criterio de aval o rechazo de la solicitud.
Si la compra es por Fundación, el equipo técnico de la FUNDAUNA, revisa que lo solicitado sea igual o superior a los estándares definidos por DTIC y coordina cualquier duda o aclaración con el equipo técnico de CGT de ser requerido.
Para más información: CIRCULAR INSTRUCCIÓN UNA-DTIC-DISC.005-2021 / FUNDAUNA-CIRC-032-2021